De nos jours, la communication par email représente le moyen de communication professionnel par excellence. En toute logique, il est présent dans quasiment tous les domaines d’activité existants. Par jour, un utilisateur passe une importante partie de son temps de travail à la rédaction et à la lecture d’emails.

Cependant, de nombreuses études constatent que malgré cette expérience quotidienne, la plupart des professionnels ne savent pas comment utiliser cet outil de communication de manière appropriée et correcte. cela passe par de nombreuses erreurs d’orthographe, des formules inappropriées, un vocabulaire inadapté… et bien d’autres, décrits à travers la liste suivante.

Choisissez un objet (sujet) pertinent.

Lorsque l’on écrit l’objet d’un email, il faut garder à l’esprit que c’est cette phrase ou groupe de mots que va lire votre interlocuteur avant de prendre la décision d’ouvrir ou non l’email. Il est donc important de faire une phrase claire, précise, qui réponde à ses préoccupations ou qui pourraient avoir un intérêt pour lui.

Utiliser une adresse email professionnelle.

Le temps de l’école est révolue, les petits surnoms entre amis, les mots doux ou les références musicales, filmographiques ou bibliographiques (pour les anciens premiers de la classe) restent de bons souvenirs, mais ils n’ont en aucun cas leurs places dans une adresse email professionnelle. Favorisez une adresse incluant votre nom pour faciliter votre identification par le destinataire.

Trop de “répondre a tous” tue le “répondre à tous”.

Parmi vous, qui ne s’est jamais dit: “F*** je m’en ***** de ce que vous dites” lorsqu’une armée de pop-up envahit votre écran.

Pour éviter de donner des envies de meurtre à vos collègues de bureau, utilisez l’outil “répondre à tous”, seulement s’il est vraiment nécessaire que tout le monde reçoive votre réponse. En dehors de cette circonstance, répondez uniquement aux acteurs concernés. Il s’agit d’une bonne technique pour continuer à recevoir un gâteau le jour de sa fête.

Les formules de politesse “un casse-tête relationnel”.

Dans une communication professionelle, quel que soit l’interlocuteur avec qui on communique, il est important de ne pas utiliser une formule de politesse trop décontractée. Bannissez les termes comme “Halo, Hey, Yo, Salut les gars” et privilégiez, dans la plupart des cas, un simple, mais respectueux, “bonjour” ou dans les circonstances de rapprochement extra professionnel un “salut” peut être accepté. Enfin il est primordial d’inclure le nom de votre interlocuteur sans le raccourcir sauf çi celui-ci le précise. ex: “Bonjour Michael” et non “Bonjour Mike”.

Soyez sympas, répondez-lui !

Quand on reçoit un nombre conséquent de messages, il est difficile et contraignant de répondre à tous. Pourtant, il est important de le faire pour plusieurs raisons. La première est que si vous répondez systématiquement aux messages que vous envoient vos interlocuteurs, vous aurez plus de chances de recevoir des réponses lorsque vous-même enverrez des messages. En effet, avec ce comportement, vous encouragez vos interlocuteurs à en faire de même vis-à-vis de vous. De plus il n’est pas rare de recevoir des mails par erreur lorsqu’il y a eu une erreur de destinataire. Une réponse est nécessaire pour avertir l’émetteur que son message n’a pas été transmis.

Les règles de ponctuation font partie des règles d’orthographe, il faut les respecter.

Petit rappel des bases concernant les espaces: pour la virgule, le point et les points de suspension, il ne faut pas mettre d’espace avant mais après.
Pour le point-virgule ne soyez pas avare, il faut mettre un espace avant et un après, tout comme pour les deux points, le point d’interrogation, le point d’exclamation, les guillemets à la française et les tirets.
En ce qui concerne la parenthèse, la parenthèse d’ouverture prend un espace avant et la parenthèse de fermeture un espace après.
Il s’agit d’un bref rappel, de nombreuses autres règles s’appliquent, mais celles décrites vont vous aider à réduire le nombre d’erreurs qui peuvent être faites dans vos courriels.

Modérez votre humour.

L’humour, pour se diffuser dans une conversation, à besoin d’être transmis à travers plusieurs facteurs comme le ton utilisé, la voix ou l’expression faciale. Ces éléments ne sont pas transposables lorsque l’on écrit un email. Il est donc possible qu’une formule humoristique ne soit pas comprise et tombe à plat. Encore pire, celle-ci peut entrainer la conversation dans un quiproquo.

Relisez-vous systématiquement.

Les erreurs présentes dans vos emails seront automatiquement détectées par votre destinataire. Les correcteurs d’orthographe peuvent au contraire changer le sens d’une phrase sans que vous ne vous en rendiez compte. Rien n’est plus sûr que de se relire soi-même plusieurs fois et même à haute voix, puis envoyer votre email.

Écrivez l’adresse de votre destinataire au dernier moment.

En effet dans l’informatique, il vaut mieux tout prévoir. Afin d’éviter d’envoyer un mail accidentellement avant d’avoir fini de l’écrire, il est conseillé d’écrire l’adresse email du destinataire au dernier moment, quand on est sûr que tout est parfait. Double vérifiez que le destinataire soit le bon.